业务工程

如何使你的虚拟改善倡议成功

查看如何安排和计划下一个改善事件的步骤,并确保每件事都被解释为使其成功。

作者:Daniel Penn Associates 2021年6月3日
礼貌:CFE媒体与技术

很久以前,改善事件意味着在面对面和面对面的会议中进行巡视观察和价值流映射。我们相信,共享呼吸空间对于发现公司的障碍和计划改进我们的系统、流程和产品至关重要。

即使分发了COVID-19疫苗,也需要一段时间才能恢复。虽然我们对精益转型的承诺并没有停止,我们的管理方式发生了变化。在我们新的网络常态中,我们正在创造一种工作模式,这种模式即使在安全的恢复面对面计划之后仍将持续下去。

与大多数计划一样,从一个虚拟的改善事件开始是最困难的部分。你的公司在进入这个行业之前应该做些什么?应该问些什么?这里有一个路线图来指导你的努力。

从改善事件开始

选择项目;得到管理支持

您的组织可能有一长串需要改进的过程。如果这是你第一次举办改善活动——特别是如果这是你第一次虚拟的改善——抵制诱惑,选择最全面和雄心勃勃的一个。确保项目范围是现实的,并且可以在定义良好的时间窗口内进行管理。

管理人员需要了解为什么选择了项目。为什么它对组织很重要。他们如何支持团队。以及他们如何支持来自改善倡议的持续改进计划。

改善事件应该有一个项目发起人——一个管理团队的成员,他提倡主动性,确保团队拥有他们需要的有效工作,消除任何可能出现的障碍。项目发起人确保来自团队发现的改进建议被其他高级经理所了解,然后在整个组织中得到资源和实施。他们还确保团队成员的努力得到认可。

在项目章程中定义目标

与面对面的改善活动一样,您需要在项目章程中定义目标、目标和期望的结果。收集什么信息,如何收集,由谁收集?每个团队成员将扮演什么角色?你们多久见面一次?什么将定义你的成功?结果和建议将如何提交,何时提交,提交给谁?

选择虚拟改善团队

确保你的团队成员不超过10人。包括那些对需要改进的过程有直接经验的成员,那些有一些知识但可能不会直接参与过程的成员,以及来自其他领域/部门的人,他们有能力以新的眼光看待这个问题。每个团队成员必须能够完成分配给他们的改善事件任务,除了他们的日常工作之外——或者在改善期间被他们的主管从他们的日常职责中释放出来。如果你的公司过去曾亲自进行过改善活动,可以考虑邀请一位曾在其他改善团队中工作过的成员。

你会选谁当组长?你的后备领导吗?你的主持人吗?

应该有一个人负责推动你的虚拟改善会议。这个领导/主持人必须推动这个进程。它们将为团队成员存储并提供登录凭证,以访问您将使用的技术工具。团队领导将不断向团队成员提供更新信息,该成员可能会促进某些讨论,并/或在团队领导不能在场时接手。

除了队长和领袖,外部服务商在客户的行业有经验可以帮助保持谈话的重点,提出建议团队中的其他人可能没有想到,如果需要,圆回到任务仍在进步提供支持,并提供解决方案。Daniel Penn Associates的熟练的精益持续改进促进者擅长指导成百上千的改善团队通过他们的倡议。

为团队设定自由的界限(虚拟的和面对面的)

是否需要亲自观察部分或全部过程?如果是,你会指派哪个团队成员到公司现场?他们将如何传递他们的观察结果?通过手机或其他设备上的直播视频?通过记录并回放他们对随后虚拟会议的访问?

改善活动策划

在线入职培训

在信息收集、头脑风暴、过程规划和改进活动开始之前,远程视频培训和指导会议有助于理解和支持目标和任务。这是确保团队中每个人都完全理解的必要条件精益的概念,整个项目,以及他们各自的责任。培训还可以帮助团队中的每个人熟悉他们将在改善活动中使用的沟通工具。

你会选择什么样的虚拟交流平台?

虽然Zoom的流行,嗯,Zoom和GoToMeeting是covid前的主要产品,但它们可能是,也可能不是虚拟会议的最佳选择。如果Microsoft是您公司的平台,并且参与者对这个工具感到舒服,那么Microsoft Teams可以根据您的选择。如果他们精通技术,不了解平台,那么他们有很多选择。

什么制图和绘图软件有意义?

如果您选择了Microsoft Teams用于视频通信,那么Microsoft Visio是一个简单的图表同步器。其他选择包括LucidChart和IBM的BlueWorks Live云计算软件。

改善活动准备

你将如何使项目按期进行?

你将如何确保你的改善活动保持在正轨上?对于许多人来说,一个在谷歌Drive上组织良好的Excel电子表格就可以完成这项工作。如果您的项目有许多变动的部分、时间表、参与者和批准过程,那么许多基于web的应用程序可以让每个人都得到通知并保持最新。Basecamp、Asana、Trello、Monday.com和SmartSheet都是复杂的工具,它们内置“助推”功能,帮助你的团队实现项目里程碑。

你会选择谁作为文档管理员?

一个团队成员应该负责记录和发布会议记录,在虚拟改善向前推进时创建和更新项目文档。

项目文件将放在哪里?

组织之外的参与者能否轻松地从受保护的公司服务器访问文档?你应该从谷歌驱动器设置文件吗?Dropbox吗?另一个基于云计算的平台?这里有PCMag对云存储和文件共享服务的选择

什么是必须检查和衡量的?

需要观察和记录哪些具体过程?

改善活动的计划和安排

概述你的团队在改善活动中每天要做的事情,并与团队领导、后备领导和协调人分享。例如,一个8天的虚拟事件可以是这样的:

  • 第一天-培训
  • 第2天-收集数据
  • 第三天-数据分析和头脑风暴备选工作流程
  • 第四天-测试可选的工作流程选项
  • 第五天-完善流程,为流程创建标准化的说明
  • 第六天-完善标准化指令
  • 第七天-向管理层报告调查结果和建议
  • 第八天-总结和下一步

在虚拟改善事件期间

跟踪

在虚拟改善事件中,团队领导和文档经理在您所选择的项目管理平台中跟踪并记录行动项目——谁对每个行动项目负责,行动何时完成,结果或发现。

跟进

与面对面的改善活动一样,向管理层报告会议并不意味着事情已经结束。改善不是一个快速的修复和完成的活动。它的目的是激发和培养持续的进步。这意味着每个团队成员不仅要执行改善提出的建议和任务,还要持续监控改善过程,并提出调整建议,使之随着时间的推移变得更好。事后指导是至关重要的——不仅要确保变更按计划发生,而且要让团队对他们继续改进主动性的能力有信心。

为你的下一个改善改进活动虚拟的好处

在领导和推动了数百场现场精益改进活动之后,Daniel Penn Associates团队帮助客户适应了我们的新常态。在这个过程中,我们发现了这种工作方式的好处。

平和的心态和生产力

当大多数或所有团队成员在家工作时,公司领导就有时间制定一个强有力的安全计划,(最终)允许他们回到办公室工作。与此同时,我们发现那些几乎聚集在一起(通勤时间为零)的员工更专注于手头的工作,而不是担心传染。

All-on-one-page理解

在过去面对面的改善头脑风暴的日子里,团队成员站起来,把便签贴在价值流图上,通常贴在墙上。在我们支持的虚拟改善中,我们发现当人们在共享屏幕上看文件时,更容易将人们的注意力吸引到手头的任务上。当一个团队成员在讲话时,参与者可以通过视频会议工具的留言板提供想法和建议。在整个过程中,团队成员通过参与者近距离的面部表情获得视觉“线索”。

为了得到深思熟虑的结果而召开的小规模会议

当在公司内部亲自举行改善活动时,过程可能从参观办公室或设施开始,然后是半天的集体头脑风暴。我们现在知道,在极速看来,半天的会面就像是自杀式的马拉松。为了避免视频会议耗尽,项目经理需要考虑如何“划分”发现、头脑风暴和计划阶段,以鼓励在线参与——以及在在线会议之间留出时间进行研究和思考。

长期的关系

在过去的当面改善活动中,我们的团队成员可能会飞到客户现场,支持一个2-5天的改善活动。在今天的虚拟改善宇宙中,旅行受限的时间紧迫已经消失。我们能够在整个过程中与团队领导进行一对一的签到。我们记录和审查视频会议,以确保没有遗漏。我们远程参与向决策者报告的演示。随着改善小组的建议被实施,我们安排了视频会议“签到”。

您是否正在处理组织的流程、产品或服务中令人讨厌的僵局或长期问题?不要让COVID-19延误能够建立团队精神和鼓舞士气的改善措施。

这篇文章最初发表在丹尼尔·佩恩协会的网站丹尼尔·佩恩的同事在CFE媒体内容合作伙伴。


丹尼尔·佩恩的同事
作者简介:Daniel Penn Associates是CFE媒体内容合作伙伴。联系DPA(860) 232-8577或info@danielpennassociates.com